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第五课：导入外部数据制作图表
在这一课当中，你将学会：
- 从外部导入数据建立一份新的组织图，在这课当中，我们将使用Microsoft Excel Spreadsheet
- 应用一个模板来获得专业的视觉效果
- 从外部数据刷新（重新导入）图表数据。刷新使您可以始终保证图表与当前人事数据统一
在这一课当中， 我们将使用tutorial5.xls这个文件。
使用引入向导
在这个练习当中，你将学会通过导入数据建立新的组织图
1. 从File菜单中选择Import Data(导入数据)。待选数据对框框弹出。
注意：如果My Charts目录没有显示，请点击屏幕左侧的My Documents 按钮然后再打开的对话框中双击My Chart文件夹。
2. 选择Tutorial4.xls这个文件，然后点击Ok。
导入向导-Xls文件选择框被弹出。
这个对话框允许你从一份Excel文件中选择具体的sheet（Shee1, Sheet2, 或Sheet3）。并且确定是否将第一行的数据作为项目名称或数据记录。
3. 点击： Next。The Import Wizard（导入数据向导）Data Setting（ 数据定义）对话框被打开.
这个对话框允许您选择需要导入的数据，您可以选择哪些行数据被导入，哪些行数据不需要导入（灰色的纵行数据将不被导入），你可以重新定义一个项。或定义其他设置，比如某一项是否还有超链接
4. 点击Next.The Import Wizard(导入向导)-Verify Hierarchy Dialog Box(定义工作等级对话框)被弹出。
这个对话框允许你核实您公司的等级排列正确。 为了可以从外部导入数据建立图表您必须在OrgPlus中定义两个必要项目： 一个是Position Field，这是每一个员工独特的身份代码。另一个是Report To，这个项告知OrgPlus每一个员工是哪一个员工的下属。OrgPlus可以自动识别Excel文件里哪一项是position哪一项是Reports To。但是您可以通过这一步来修改以确定正确的项目被选择，以防自动识别出现差错。
5. 点击Finish来完成导入数据
6. 一个询问您要不要使用分级列表的对话框被弹出。点击No
如下所示的图表已制作完成。
应用模板
您可以自动选择OrgPlus已有的各种模板
7. 如果模板面板没有自动显示。请从View菜单中选择Templates.
8. 任意拖动任何一个模板到图表上。
这个被选的模板被自动应用到此组织图当中。
保存导入的图表
您在导入数据后必须保存制作好的组织结构图表
9. 从File 菜单中选择Save. Save As(另存为)对话框对被弹出。
10. 键入您的文件名 myImportedChart 然后点击Save
刷新数据
任何通过导入外部数据建立的组织图都可以通过刷新使其与外部数据同步。
注意： 您需要在您的计算机上安装Microsoft Excel来完成此操作。
11. 使用Microsoft Excel 来打开Tutorial5.xls.这个文件存在MyDocument下面的MyCharts文件夹里
12. 在这个电子表格中，删除包含Tina Normura的行（点击第5行，如图所示然后选择从Edit编辑菜单中选择Delete清楚）
13. 现在请保存并关闭这份电子表格。（从File文件菜单中选择Save保存。然后从File文件菜单中选择close关闭）
14. 在OrgPlus当中， 从Data菜单里选择Refresh Data。 您将被询问是否继续。点击Yes.
15. 当刷新结束后，一个询问是否查询变化报告的对话框被弹出。点击No。
请看一下经过刷新的新的图表 （包含Tina Normura的信息框已经从整个图表当中被清除了）
恭喜你！您已经完成了第五课。